EHR System | Tata Kelola Karyawan Bank Era Digital

SYARAT DAN KETENTUAN

Selamat datang di ehr.co.id sebelum melangkah lebih jauh mari kita baca syarat dan ketentuan dibawah ini. Mengakses dan/atau menggunakan layanan pada aplikasi EHR, maka anda (User, pihak kedua) telah dinyatakan membaca, memahami, menerima dan menyetujui keterikatan secara hukum pada syarat dan ketentuan dan dokumen-dokumen pendukung lainnya. Syarat dan Ketentuan dalam dokumen ini menggambarkan dan menetapkan ketentuan yang mengendalikan serta mengatur hubungan hukum antara diantara kedua belah pihak. Bacalah ketentuan ini dengan teliti dan seksama sehingga anda memahami keseluruhan ketentuan yang berlaku.

 

INFORMASI UMUM
  1. EHR adalah software yang dibuat untuk membantu perusahaan khususnya Human Resource Development (HRD) dalam mengatur dan mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) baik secara harian maupun tempo.

    • Akses Admin (Merchant) merupakan akses tertinggi untuk mengatur sub akses yang akan digunakan.
    • Akses Personalia hak yang digunakan oleh personalia mengatur dan menata segala kegiatannya yang berkaitan dengan SDM.

      Penyedia Layanan (Pihak Pertama) adalah CV. Anugrah Karya Indonensia (pemegang hak atas teknologi pemegang lisensi untuk penjualan dan distribusi layanan), Persekutuan Komanditer didirikan berdasarkan hukum Republik Indonesia, sebagai perusahaan pemilik dan penyedia EHR yang dapat diakses melalui www.ehr.co.id (“Situs”), yang terdiri dari :

    • Akses Admin (Merchant) merupakan akses tertinggi untuk mengatur sub akses yang akan digunakan.
    • Akses Personalia hak yang digunakan oleh personalia mengatur dan menata segala kegiatannya yang berkaitan dengan SDM.

      Layanan adalah menu yang tersedia dalam aplikasi EHR yang terdiri dari: Pengelolaan data umum karyawan, absensi,perhitungan gaji, lembur, potongan (BPJS, Asuransi, Pinjaman, dan potongan lainnya), perhitungan THR dan Bonus, Perijinan Cuti, Ijin terlambat, pencatatan cuti, perhitungan PPh21, E-learning, KPI, Penerimaan karyawan.

    • Hak Akses sebagai Super Administrator, yaitu hak yang diberikan kepada anggota User untuk memiliki akses penuh terhadap pengelolaan aplikasi. Namun tidak memiliki hak mengatur karyawan. Hanya sebatas membuat menu terhadap user yang akan menggunakan menu personalia.
    • Hak Akses Personalia yaitu akses menu yang akan digunakan personalia untuk mengatur dan mengelola SDM, mengatur gaji, hak cuti, hak atas tunjangan absensi dan lainnya.

      Hak-hak Akses dalam layanan meliputi :

    • Setiap user / karyawan yang memiliki hak akses membuka dan/atau mengakses Situs.
    • Perusahaan, yaitu merupakan badan usaha yang mendaftarkan badan usahanya pada sistem EHR.

      User adalah pegawai yang akses untuk melakukan aksesnya sesuai dengan menu yang diatur oleh bagian personalia :

  2. Paket Merah adalah paket yang disediakan oleh EHR yang meliputi Absensi, pengelolaan karyawan meliputi Cuti, Ijin, Sakit, Penggajian, Potongan BPJS, Asuransi, PPh21.

  3. Paket Putih adalah paket yang disediakan dan meliputi menu Penerimaan Karyawan, Pengolaan Karyawan, Pengolahan Gaji, Bonus, Tunjangan, Potongan Bpjs, Pinjaman, Asuransi, Absensi, Rembuse, Penilaian Kinerja Karyawan (KPI), E-learning, Rapot Karyawan, Perjalanan dinas. 

  4. Hak Kekayaan Intelektual termasuk namun tidak terbatas pada hak cipta dan merek, baik yang terdaftar maupun tidak.

  5. Waktu kerja dimana penyedia jasa dapat melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kerjasama dengan pihak kedua pada hari Senin-Jumat pukul 08.00 WIB – 18.00 WIB. Tidak termasuk hari libur nasional.

    • Tagihan Awal adalah tagihan pertama kali yang harus dibayarkan oleh pihak kedua dengan rincian yang dilampirkan. Selama masa percobaan (Demo) pihak kedua tidak diwajibkan melakukan pembayaran.
    • Tagihan Perpanjangan adalah tagihan yang harus dibayarkan secara lunas selambat-lambatnya 2 hari sebelum jatuh tempo. Nilai pembayaran sesuai dengan total tagihan dan telah tertuang dalam perjanjian kerjasama.

      Tagihan pembayaran dalah dokumen yang ditagihkan kepada pihak kedua yang berisi sebagimana berikut :

  6. Kuota Personalia adalah jumlah maksimal Karyawan yang dapat didaftarkan oleh Perusahaan ke dalam akun EHR.

 

PERSETUJUAN
    • Anda telah membaca dan menyetujui Syarat dan Ketentuan, Kebijakan Privasi dan Ketentuan Biaya kami.
    • Anda akan menggunakan dan/atau mengakses Situs, Layanan, Konten Pengguna Kami hanya untuk tujuan yang sah.
    • Semua informasi yang Anda berikan kepada Pihak Pertama (termasuk namun tidak terbatas pada informasi data pribadi dan kontak) adalah akurat dan lengkap;
    • Penyedia Pertama berhak untuk mengubah, memodifikasi, menunda atau menghentikan semua atau sebagian dari Situs atau Layanan kapanpun. Penyedia Layanan juga dapat menentukan batas pada fitur-fitur tertentu atau membatasi akses Anda berdasarkan keputusan internal Pihak Pertama atau peraturan terkait dengan penyelenggaraan EHR
    • Pihak Pertama dari waktu ke waktu, tanpa memberikan alasan atau pemberitahuan apapun sebelumnya, dapat memperbarui, mengubah, menunda, menghentikan dan/atau mengakhiri semua konten pada Situs, secara keseluruhan atau sebagian, termasuk namun tidak terbatas pada desain, teks, gambar graifs, foto, gambar, citra, video, Aplikasi, musik, suara dan file lain, tarif, biaya, kuotasi, data historis, grafik, statistik, artikel, informasi kontak kami, setiap informasi lain, dan pemilihan serta pengaturannya.

      Anda dengan ini menyatakan dan menjamin bahwa:

  1. Anda dengan ini menyatakan dan menjamin bahwa:

    • Pihak Kedua bertanggung jawab untuk membuat semua pengaturan yang diperlukan agar Anda memiliki akses ke EHR. Anda juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua orang yang mengakses EHR melalui koneksi internet Anda mengetahui dan mematuhi Syarat dan Ketentuan ini serta ketentuan lain yang berlaku.
    • Internet dapat mengalami gangguan, pemadaman transmisi, penundaan transmisi karena lalu lintas internet atau transmisi data yang salah sebagaimana hal-hal tersebut melekat pada internet yang bersifat terbuka bagi publik.

     

PENGGUNAAN LAYANAN DAN APLIKASI

Dengan Anda melanjutkan penggunaan atau pengaksesan EHR, berarti Anda telah menyatakan dan menjamin kepada Penyedia Layanan bahwa:

  1. Anda hanya diperkenankan untuk mengakses dan/atau menggunakan EHR untuk keperluan Perusahaan dan non-komersil, yang berarti bahwa Situs ini hanya boleh diakses dan digunakan secara langsung oleh Perusahaan yang sedang mencari produk atau Layanan untuk membantu mengelola sumber daya manusia. Akses dan penggunaan Situs di luar keperluan Perusahaan atau non-komersil dilarang, dan melanggar Syarat dan Ketentuan ini.

  2. Pihak Kedua tidak diperkenankan menggunakan Pihak Pertama untuk hal sebagai berikut:

    • untuk menyakiti, menyiksa, mempermalukan, memfitnah, mencemarkan nama baik, mengancam, mengintimidasi atau mengganggu orang atau bisnis lain, atau apapun yang melanggar privasi atau yang Penyedia Layanan anggap penuh kebencian, tidak senonoh, tidak patut, tidak pantas, atau diskriminatif.
    • dengan cara yang melawan hukum, menipu, atau tindakan komersil.
    • melanggar atau menyalahi hak orang lain, termasuk tanpa terkecuali hak paten, merek dagang, hak cipta, rahasia dagang, publisitas, dan hak milik lainnya.
    • membuat, memeriksa, memperbarui, mengubah atau memperbaiki database, rekaman, atau direktori Anda ataupun orang lain.
    • menggunakan kode komputer otomatis, proses atau sistem “screen scraping”, program, robot, net crawler, spider, pemrosesan data, trawling atau kode komputer.
    • melanggar Syarat dan Ketentuan, atau ketentuan lainnya yang ada pada EHR.

     

  3. Pihak Kedua tidak bertanggung jawab atas kehilangan akibat kegagalan dalam mengakses EHR atau metode penggunaan EHR yang di luar kendali kami.

  4. Pihak Kedua tidak bertanggung jawab atau dapat disalahkah atas kehilangan atau kerusakan yang di luar perkiraan saat Pihak Keduanya mengakses atau menggunakan EHR. Kehilangan termasuk kehilangan penghematan biaya yang diharapkan, kehilangan bisnis atau kesempatan bisnis, kehilangan pemasukan atau keuntungan, atau kehilangan atau kerusakan apapun yang Pihak Kedua alami akibat penggunaan EHR.

 

LAYANAN PERCOBAAN
  1. Pihak Kedua dapat memperoleh uji coba akses penggunaan EHR bebas biaya (“Layanan Percobaan”) untuk maksimal selama 30 (tiga puluh hari) hari kalender. Layanan Percobaan diberikan kepada Pihak Kedua yang disetujui oleh Pihak Pertama. Layanan Percobaan ini diberikan dengan maksud untuk membantu Pihak Kedua mengambil keputusan apakah akan menjadi User berlangganan EHR.

  2. Selambat-lambatnya 2 (dua) hari sebelum jangka waktu Layanan Percobaan berakhir, Pihak Pertama akan mengirimkan Tagihan Layanan Awal kepada Pihak Kedua sebagai bentuk penawaran kepada Pihak Kedua untuk menjadi User berlangganan. Apabila Pihak Kedua membayar tagihan tersebut, berarti Pihak Kedua telah setuju untuk menjadi User berlangganan EHR dan terikat pada Syarat dan Ketentuan ini.

JANGKA WAKTU BERLANGGANAN
  1. Pihak Kedua dapat berlangganan EHR untuk jangka waktu 1 (satu) bulan, 6 (enam) bulan, atau 1 (satu) tahun.

  2. Apabila Pihak Kedua ingin berlangganan EHR untuk lebih dari 6 (enam) bulan, maka akan dilakukan dituangkan dalam perjanjian kerjasama dan lebih mendetail.

 

KEWAJIBAN USER
    • Tagihan untuk Biaya layanan EHR akan dibuat setiap bulan, dimulai satu bulan dari tanggal User mulai berlangganan EHR.
    • Pihak Kedua wajib membayarkan seluruh biaya yang ditagihkan dengan jumlah Karyawan yang didaftarkan pada EHR dengan ketentuan mengenai biaya yang ada di Situs melalui bank yang ditunjuk oleh EHR. 
    • Skema pembayaran yang dapat dipilih oleh Pihak Kedua adalah :
      • pembayaran setiap 1 (satu) bulan
      • pembayaran setiap 6 (enam) bulan
      • pembayaran untuk 1 (satu) tahun
      • Untuk skema pembayaran setiap 6 (enam) bulan atau 1 (satu)tahun, User dapat menandatangani perjanjian penggunaan layanan dengan CV. Anugrah Karya Indonesia.

        Kewajiban Pembayaran Layanan :

  1. Kewajiban User untuk menghormati Hak Kekayaan Intelektual EHR Semua Hak Kekayaan Intelektual dalam  EHR  dimiliki oleh Pihak Pertama. Semua informasi dan bahan, termasuk namun tidak terbatas pada: Aplikasi, teks, data, grafik, citra, merek dagang, logo, ikon, kode html dan kode lainnya dalam Situs dan aplikasi EHR  dilarang untuk dipublikasikan, dimodifikasi, disalin, direproduksi, digandakan atau diubah dengan cara apa pun tanpa izin yang dinyatakan secara tertulis oleh Pihak Pertama. Jika User melanggar hak-hak ini, Pihak Pertama berhak untuk membuat gugatan perdata untuk jumlah keseluruhan kerusakan atau kerugian yang diderita. Pelanggaran-pelanggaran ini juga bisa merupakan tindak pidana sebagaimana diatur oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.

  2. Ganti Rugi Pihak Kedua setuju untuk mengganti rugi Pihak Pertama dan petugasnya terhadap semua kerugian, pajak, biaya, biaya hukum, dan kewajiban (yang ada saat ini, di masa yang akan datang, kontingensi, atau apapun yang berbasis ganti rugi), yang diderita oleh Pihak Pertama sebagai hasil atau hubungan dari pelanggaran Syarat dan Ketentuan ini atau dokumen terkait lainnya yang dilakukan oleh Pihak Kedua dan/atau langkah-langkah yang dilakukan oleh Pihak Pertama ketika terjadi pelanggaran Syarat dan Ketentuan ini atau dokumen terkait lainnya.

 

PENGHENTIAN LAYANAN
    • Pihak Kedua tidak melakukan pembayaran Tagihan Perpanjangan.
    • Pihak Kedua melanggar sebagian atau seluruh isi Syarat dan Ketentuan ini, dan atau
    • Pihak Kedua melanggar sebagian atau seluruh dokumen yang berlaku lainnya.

      Pihak Pertama dapat menghentikan pemberian Layanan dan akses EHR kepada Pihak Kedua atau mengakhiri perjanjian penggunaan layanan dengan Pihak Kedua dengan alasan antara lain sebagai berikut:

  1. Pihak Kedua dapat menghentikan penggunaan Layanan dan aplikasi EHR dengan membuat surat penghentian Layanan yang ditujukan kepada pihak pertama pada alamat:

    CV. ANUGRAH KARYA INDONESIA

    Jl. Jendral Sudirman Nomor 354, Semarang Barat Kota Semarang – Indonesia

  2. Apabila Pihak Pertama melakukan penghentian Layanan atau penutupan akses EHR kepada Pihak kedua yang disebabkan Pihak Kedua tidak melakukan pembayaran biaya Layanan EHR sesuai dengan jumlah kuota setelah tagihan pembayaran jatuh tempo, status akun Pihak Kedua akan menjadi:

    • Tidak Aktif yaitu status yang diberikan oleh Penyedia Layanan apabila User tidak membayar tagihan perpanjang layanan EHR setelah 10 (sepuluh) sejak tanggal jatuh tempo. Namun Pihak Kedua masih bisa masuk kemenu hanya saja tidak bisa mengakses menu.
    •  Ditutup yaitu status yang diberikan oleh Pihak Pertama apabila Pihak Kedua tidak membayar tagihan perpanjang Layanan EHR setelah 20 hari kalender sejak tanggal jatuh tempo. Apabila Pihak Kedua ingin menggunakan Layanan dan aplikasi EHR maka proses berlangganan EHR harus dimulai dari awal termasuk migrasi data.

     

PERJANJIAN TINGKAT LAYANAN
  1. Target Ketersediaan Layanan Penyedia Layanan memberikan jaminan sehubungan dengan server uptime untuk 99% untuk setiap bulan kalender.

    • penggunaan Layanan oleh Pihak Kedua dengan cara yang tidak diizinkan dalam Syarat dan Ketentuan atau Perjanjian Kerja Sama yang berlaku.
    • masalah internet umum, kejadian  force majeure atau faktor lain di luar kendali Pihak Pertama.
    • kegagalan atau malfungsi pada peralatan Pihak Kedua termasuk namun tidak terbatas pada Aplikasi, koneksi jaringan atau infrastruktur lainnya.

      Pengecualian Kegagalan sistem tidak menjadi tanggung jawab Pihak Pertama apabila kegagalan sistem tersebut disebabkan oleh:

  2. Pihak Pertama menghubungi pihak pertama untuk memperoleh bantuan penggunaan EHR hanya melalui layanan chat intercom yang tersedia pada situs di waktu kerja.

 

TRANSMISI ELEKTRONIK

Syarat dan Ketentuan ini, dan setiap amandemennya, dengan cara apa pun yang diterima, harus diperlakukan sebagai kontrak sebagaimana mestinya dan harus dianggap memiliki akibat hukum yang mengikat sama seperti versi asli yang ditandatangani secara langsung.

 

FORCE MAJEURE

Dalam hal ini apabila Pihak Pertama tidak dapat melaksanakan kewajiban baik sebagian maupun seluruhnya yang diakibatkan oleh hal-hal diluar kekuasaan atau kemampuan EHR, termasuk namun tidak terbatas pada bencana alam, perang, huru-hara, adanya kebijakan/peraturan pemerintah yang tidak memperbolehkan atau yang membatasi EHR untuk beroperasi dibawah jurisdiksi hukum Indonesia, serta kejadian-kejadian atau peristiwa-peristiwa diluar kekuasaan atau kemampuan Pihak Pertama, maka dengan ini Pihak Kedua membebaskan Pihak Pertama dari segala macam tuntutan dalam bentuk apapun terkait dengan tidak dapat dilaksanakannya kewajiban oleh Penyedia Pertama.

 

PENYELESAIAN SENGKETA
  1. Dalam hal terjadi sengketa atau perselisihan yang timbul dari atau sehubungan dengan Syarat dan Ketentuan ini, Pihak Pertama dan Pihak Kedua melakukan pembahasan dengan itikad baik untuk mencapai penyelesaian berdasarkan kesepakatan bersama dalam waktu 30 (tiga puluh) Hari Kerja sejak tanggal pemberitahuan perselisihan. Namun, jika perselisihan tersebut tidak dapat diselesaikan melalui musyawarah dalam waktu 30 (tiga puluh) Hari Kerja, maka sengketa atau perselisihan tersebut akan diselesaikan melalui Pengadilan Negeri Semarang.

  2. Syarat dan Ketentuan ini menggunakan hukum atau jurisdiksi negara Republik Indonesia.

 

KETENTUAN LAIN-LAIN
    • EHR tidak bertanggung jawab terhadap segala macam bentuk kelalaian yang dilakukan oleh Pihak Kedua.
    • Dengan menggunakan Layanan EHR,  Pihak Kedua  secara otomatis mengikuti sistem yang terdapat pada fitur-fitur EHR.
    • Pihak Kedua  bertanggung jawab untuk memastikan kebenaran, keabsahan dan kejelasan dokumen-dokumen untuk pendaftaran EHR, dan dengan ini  Pihak Kedua  membebaskan EHR dari segala gugatan, tuntutan dan/atau ganti rugi dari pihak manapun sehubungan dengan ketidakbenaran informasi, Data, keterangan, kewenangan dan atau kuasa yang diberikan oleh  Pihak Kedua. 

      Disclaimer

  1. Perubahan dengan memberikan pemberitahuan sebelumnya kepada  Pihak Kedua, sesuai dengan ketentuan yang berlaku, Pihak Kedua dengan ini setuju bahwa setiap saat EHR berhak mengubah, yang termasuk namun tidak terbatas pada memperbaiki, menambah atau mengurangi, ketentuan dalam Syarat dan Ketentuan, dan User terikat pada seluruh perubahan yang dilakukan oleh EHR.

  2. Komunikasi Pihak Kedua dapat menghubungi pihak pertama melalui:

    • Email : team@ehr.co.id
    • Telepon : 024-76435498
    • Kantor CV. Anugrah Karya Indonesia Jl. Jendral Sudirman Nomor 354, Semarang Barat Kota Semarang – Indonesia

     

    • Kebijakan Privasi, yang menetapkan ketentuan-ketentuan yang berlaku ketika Pihak Pertama mengolah setiap Data yang dikumpulkan dari Pihak Kedua, atau yang Pihak Kedua berikan kepada Pihak Pertama. Dengan menggunakan EHR, Pihak Kedua setuju dengan pengumpulan, penggunaan, pengungkapan Data dan Pihak Kedua menjamin bahwa semua Data yang Pihak Kedua berikat adalah akurat.
    • Perjanjian penggunaan layanan, yang berlaku untuk Pihak Kedua yang berlangganan Layanan dan aplikasi EHR untuk jangka waktu di atas 6 (enam) bulan;
    • Perjanjian Pengguna Akhir (apabila relevan).

      Sebagai tambahan dan pelengkap Syarat dan Ketentuan ini, dokumen-dokumen berikut juga berlaku terhadap penggunaan Layanan dan aplikasi EHR oleh Pihak Kedua :

  3. Jika terdapat pertentangan antara Syarat dan Ketentuan ini dengan Perjanjian Kerja Sama, maka ketentuan yang ada dalam Syarat dan Ketentuan ini yang berlaku. Dengan menggunakan EHR, Anda mengakui bahwa Anda telah membaca, memahami, dan menyetujui Syarat dan Ketentuan ini.